Eine Welt ohne E-Mail Zusammenfassung

Buch von Cal Newport

Eine Fundamental andere arbeitsweise:
Was die Wissensarbeit braucht, sind neue Workflows ohne unnötige Unterbrechungen, in denen wir uns ungestört auf unsere Arbeit konzentrieren können.

E-Mails hemmen die Produktivität

Eine Welt komplett ohne E-Mail?
Ist es aktuell wirklich so schlimm?
Was ist eigentlich das Problem?

E-Mails stapeln sich im Postfach, ständig muss man die Mails checken, immer reagieren.

Kaum hat man sich in eine Aufgabe hineingedacht, geht schon die nächste Mail ein.

Was eigentlich die Produktivität steigern sollte, hemmt genau das eigentliche Ziel!

Dafür gibt es laut Cal Newport zwei wesentliche Gründe.
Zum einen kommt keiner mehr wirklich zum arbeiten.
Der durchschnittliche Mitarbeiter verbringt mehr als 1/3 seiner Arbeitszeit alleine mit dem checken von Mails!

Zum anderen - und das ist das eigentliche Problem: Das ständige checken der Mails stört den Konzentrationsfluss.

Die Firma Rescue Time führte eine Studie durch, in der sie die Computernutzung von über 50.000 Menschen überwachte.

Der Studie zufolge kam ein Angestellter nur auf 75 Minuten ungestörte Arbeit.

Dabei ist genau das, die ungestörte Arbeit, der Schlüssel zu Produktivität.

Wir brauchen dauerhaften Fokus! Keine Störung, keine Ablenkung.

Wenn wir uns wirklich konzentrieren wollen, müssen wir unsere volle Aufmerksamkeit auf nur eine einzige Aufgabe lenken.

Die ständigen Wechsel zwischen anspruchsvollen Aufgaben und Unterbrechungen kostet uns am Ende mehr Energie, als wenn wir sie zeitlich getrennt erledigen würden.

Wenn wir versuchen gleichzeitig anspruchsvolle Aufgaben zu erledigen und Nachrichten nicht ignorieren, leidet unsere Produktivität.

E-Mails stören in allen Prozessen

Wenn E-Mails die Produktivität senken - warum halten wir trotzdem so sehr daran fest?

Oft herrscht die Meinung vor, die Vorteile seien größer, als die Nachteile.

Wenn jemand nicht weiter weiß und Hilfe benötigt, kann er sich schnell und unkompliziert per Mail an jemanden wenden.

Wir gehen einfach davon aus, dass die Vorteile die Nachteile überwiegen.

Doch egal in welchem Bereich: Dauerhaft konzentriert bist Du kreativer und effizienter.

Viele Tätigkeiten profitieren davon, wenn man es schafft, in eine Art "kreativen Rausch" einzutauchen.

Unterbrechungen verhindern aber genau das.

E-Mails führen zu Stress und Unzufriedenheit

E-Mails machen uns unproduktiver.
Sie reissen uns aus dem kreativen Flow, sie binden unsere Aufmerksamkeit und halten uns von unserer eigentlichen Arbeit ab.

Und noch schlimmer: Studien zeigen, dass sie uns auch unglücklicher machen.

Gefunden wurde eine signifikante Korrelation zwischen E-Mails und Stress!
Je länger sich die Probanden mit E-Mails befassten, desto höher war auch ihr Stresspegel.

Die Ursache für den Stress liegt laut Newport in der Evolution begründet.

Wir können E-Mails nicht ignorieren, weil für unsere Vorfahren jede Kommunikation lebensrettend sein konnte.

Es geht für unser Gehirn also "um Leben und Tod".

Wenn wir also andauernd E-Mails checken, befinden wir uns in einer Art Dauerstress - und das macht unglücklich.

Was passiert aber, wenn man den E-Mail-Strom reduziert?
In einer weiteren Studie wurde genau das untersucht.
Das Ergebnis: Die Probanden waren deutlich entspannter.

E-Mails produzieren Stress und machen Mitarbeiter unglücklich.

Eine neue Ökonomie der Aufmerksamkeit

Es gibt viele "Quick fixes" zum Umgang mit Mails - sie lösen aber nicht das eigentliche Problem.

Bearbeiten wir unsere Mails gebündelt, statt sofort, kann das auch Stress auslösen - weil man vielleicht eine wichtige Nachricht zu spät entdecken könnte.

Was wir laut Cal Newport brauchen, ist globales und radikales Umdenken mit nachhaltigen Prinzipien.

Deshalb schlägt er 4 solche Prinzipien vor.

1. Prinzip der Aufmerksamkeitsökonomie
2. Prozessprinzip
3. Protokollprinzip
4. Prinzip der Spezialisierung

1. Prinzip der Aufmerksamkeitsökonomie

Die wichtigste Ressourche der "Wissensarbeiter" ist ihre Aufmerksamkeit.
Deshalb müssen wir Workflows für Single- statt Multitasking erstellen!

Cal Newport zufolge sollte ein Arbeitsablauf zwei Dinge ermöglichen:

1. Den Wechsel zwischen verschiedenen Kontexten während einer einzelnen Tätigkeit minimieren. Die Aufmerksamkeit soll also möglichst auf einer Aufgabe bleiben können.
2. Kommunikationsüberlastung verhindern. Man soll nicht ständig das Gefühl haben, von anderen gebraucht zu werden.

Wir sollten zum Beispiel Workflows auf Projektboards wie Trello organisieren.
Die Arbeit wird dadurch effizienter als E-Mails und Co., weil die Boards alle relevanten Projektinformationen strukturiert und übersichtlich darstellen.

Es fördert Single-Tasking, statt Multi-Tasking - das ermöglicht eine bessere Nutzung unserer begrenzten Aufmerksamkeit.

Und es befreit alle Beteiligten vom Zwang der ständigen Kommunikationsflut.

2. Prozessprinzip

Transparente Produktionsprozesse: Wissensarbeit muss durch verlässliche Produktionsprozesse strukturiert werden, die im besten Fall 3 Kriterien erfüllen:

1. Prozesse zeigen klar an, wer an welcher Aufgabe arbeitet und was der Status ist
2. Erfordern keine unnötige Kommunikation
3. Transparente Vorgehensweisen für den Fall, dass einzelne Aufgaben modifiziert werden müssen

3.Protokollprinzip

Optimale Abläufe durch feste Protokolle.
Jedes Team muss zu bestimmten Dingen kommunizieren.
Meetings müssen geplant, Projekte besprochen und Feedback gegeben werden.

Wie sollten diese Dinge geklärt werden?

Laut Cal Newport kommt hier das Protokollprinzip in's Spiel.
Das Protokollprip ist ein Regelwerk zur Koordination eines bestimmten Ablaufs.

Zwei Kriterien sollten über die Wahl des passenden Protokolls entscheiden:

1. Seine Kosten
2. Seine Unannehmlichkeiten

Vergleichen wir zwei Optionen:
Kundenanfragen müssen bewertet und beantwortet werden.
Entweder jeder gibt seine Meinung ab, sobald eine Anfrage eingegangen ist (E-Mail-Prozess), oder es gibt einmal in der Woche ein Meeting, bei dem über alle Anfragen abgestimmt wird.

Der E-Mail-Prozess wirkt auf Anhieb annehmlicher. Es kann sofort losgehen, der Kunde kann schneller informiert werden.

Gibt es aber zum Beispiel ein Meeting einmal in der Woche, bei dem sich alle Mitarbeiter abstimmen, dann muss der Kunde eventuell länger auf eine Antwort warten.
Dafür kann die Abstimmung konzentriert und schnell erledigt werden.
Das führt dazu, dass insgesamt weniger Aufmerksamkeit verbraucht wird, als wenn jeder jedesmal seine Meinung per E-Mail abgeben muss und nach einem hin und her eine Entscheidung gefällt wird.

Es kommt also auf die richtige Balance zwischen Kosten und Unannehmlichkeiten an.

Protokolle wirken anfangs umständlich, steigern aber langfristig die Produktivität von Abläufen. Wichtig ist die Balance zwischen Kosten und Unannehmlichkeiten.

4. Prinzip der Spezialisierung

Laut Cal Newport blieb die Digitalisierung in vielen Dingen hinter den Erwartungen zurück.

Unternehmen investieren gewaltige Summen in Technologie und Software, um die Produktivität der Mitarbeiter zu erhöhen.

Und hier treffen wir auf das Spezialisierungsprinzip.
Unternehmen sparen laut Peter G. Sessoni sofort bis zu 15% Personalkosten, wenn sie vergleichsweise günstigere Assistenten für Verwaltungsaufgaben einstellen, um die Fachkräfte bei administrativen Aufgaben zu entlasten.

So können sich "Wissensarbeiter" wieder mehr auf die Erfüllung ihrer eigentlichen Aufgaben konzentrieren.

Das soll die zusätzlichen Personalkosten bei weitem übersteigen.

8. Praktische Tipps

Gewöhne Dir an, dein E-Mail-Postfach nur zu bestimmten Zeiten zu kontrollieren - zum Beispiel morgens und am Nachmittag.
Dazwischen kannst Du Dich voll auf Deine eigentliche Arbeit konzentrieren.
Du solltest das transparent kommunizieren - zum Beispiel mit einer Standardantwort mit Begründung und Angabe, wann Du antworten wirst.

Beispiel:
"Hi! Aus Produktivitätsgründen beantworte ich eingehende E-Mails täglich zwischen 9 und 10, sowie zwischen 16 und 17 Uhr. Ich antworte dann umgehend auf Deine Mail!

Das Prozessprinzip der Projektboards eignet sich vor allem für die Teamarbeit - genau wie die Karten in Online-Tools wie Trello.

Sie helfen alle relevanten Informationen zu laufenden Projekten übersichtlich zu strukturieren.

4 Best practices für ihre Gestaltung:

1. Benenne sie aussagekräftig. Es muss auf den ersten Blick klar sein, auf welche Aufgabe und welchen Mitarbeiter sie sich bezieht.
2. Grundeinteilung "To Do, Doing, Done" reicht meist für Start
3. In regelmäßigen Statusmeetings Engpässe ansprechen und über neue Projekte entscheiden
4. Karten können das "Geplapper des Schwarmdenkens" ersetzen. Auf jeder Karte ist Platz für Fragen und Antworten, die kreativen und konstruktiven Austausch ermöglichen.

Ggf. sollte man Textvorlagen erstellen, um Leute an Deadlines zu erinnern.

Tipp für Selbstständige:
Wenn möglich Dinge auslagern, die nicht zu Deinen Stärken gehören.
Zum Beispiel Plattformen wie "Upwork", über die Du Aufträge an Freelancer in der ganzen Welt abgeben kannst.
So kannst Du Dich besser auf Deine wirklichen Stärken konzentrieren.

Alternativ: Feste Zeiten für administrative Aufgaben

Fazit:
Wir haben noch nicht gelernt, im digitalen Umfeld produktiv mit unserer begrenzten Aufmerksamkeit umzugehen.
Der ewige Kommunikationsstrom hindert dabei unsere Produktivität.

Moderne Abläufe sollten das Single-Tasking fördern und es ermöglichen, sich voll auf eine Aufgabe zu konzentrieren.

Solche Abläufe werden anhand von 4 Prinzipien beschrieben

1. Prinzip der Aufmerksamkeitsökonomie
2. Prozessprinzip
3. Protokollprinzip
4. Prinzip der Spezialisierung

Wir sollten Arbeitsabläufe automatisieren und sie übersichtlich und strukturiert darstellen, damit sich unnötige Kommunikation auf ein Minimum reduziert.

Projektboards können dabei eine große Hilfe sein.

So können sich die Leute wieder auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.

Vielleicht auch interessant:

• Hyperfocus von Chris Bailey
• High Output Management von Andrew S. Grove

*Affiliate-Link. Ich bekomme eine kleine Provision, für Dich wird das Buch nicht teurer.