7 Tipps für mehr Produktivität

1. Mythos "Keine Zeit"
2. Highlight-Aufgabe des Tages
3. Blocke Zeit für die Highlight-Aufgabe
4. Finde den geeigneten Zeitpunkt für die Highlight-Aufgabe
5. Schütze Deine Zeit
6. Verstehe "Parkinson's Law"
7. Nutze die 2-Minuten-Regel

1. Mythos "Keine Zeit"

"Ich habe keine Zeit das zu erledigen."

Wir alle sind meist sehr beschäftigt. Die Aufgaben stapeln sich, man müsste noch so viel erledigen.

Am Ende ist es meistens eine Frage der Prioritäten.

Erledigen wir immer zuerst die wichtigsten Dinge?
Sind wir immer hochkonzentriert und zielstrebig?

Oder lassen wir uns nicht auch oft zu gerne ablenken, schieben Dinge auf?
Geben Aufgaben und Dingen mehr Zeit, als wir eigentlich sollten?

Gehen wir die wichtigsten Aufgaben zielstrebig und systematisch an und streichen wir ganz einfach unwichtige Dinge, sieht das Bild schon ganz anders aus.

2. Highlight-Aufgabe des Tages

Definiere für jeden Tag eine "Highlight-Aufgabe" - und das am besten spätestens am Vortag. Dann kannst Du direkt in die "Highlight-Aufgabe" starten, ohne vorher nochmal zu überlegen, was denn die wichtigste Aufgabe des Tages sein könnte - und dadurch Konzentration und Motivation verlierst.

Egal wie viele andere Aufgaben oder Ablenkungen es gibt: Die Highlight-Aufgabe muss erledigt werden.

3. Blocke Zeit für die Highlight-Aufgabe

Blocke Zeit, um die Highlight-Aufgabe zu erledigen.
Du kannst zum Beispiel einen "Blocker" in deinen Kalender einfügen. Das erhöht zum einen vermutlich die Wahrscheinlichkeit, dass Du die Highlight-Aufgabe auch wirklich angehst. Zum anderen wird es auch unwahrscheinlicher, dass Dich andere in diesem Zeitraum ablenken - zum Beispiel indem sie Dich anschreiben, anrufen, oder Dir einen Termin einstellen.

Zeit blocken heißt aber auch, Ablenkungen zu minimieren.
Also: Keine Mails, kein Smartphone, keine anderen Aufgaben.

Das erhöht auch Deine Chancen, in eine Art "Flow" oder Hyperfocus einzutauchen und eine Art Produktivitätsrausch zu erleben, in dem wir scheinbar spielend unsere Hindernisse überwinden können.

4. Finde den geeigneten Zeitpunkt für die Highlight-Aufgabe

Frische, Motivation, Konzentrationsfähigkeit: Nicht immer können wir unser volles Potenzial ausschöpfen.

Vielleicht gibt es aber Zeitpunkte oder Zeiträume, in denen wir uns leichter tun, als in anderen.

Ich persönlich versuche meine Highlight-Aufgabe meistens gleich am Anfang meines Tages zu erledigen - normalerweise noch bevor ich auch nur einen Blick in meine Mails geworfen habe.

Erfahrungsgemäß weiß ich, dass ich bis ca. 11 Uhr und nach 17 Uhr besonders produktiv arbeiten und besonders leicht in die Arbeit "eintauchen" kann.

In den Stunden dazwischen versuche ich andere Aufgaben zu erledigen, die mich weniger fordern und nicht unbedingt 100% Konzentration und Kreativität erfordern.

5. Schütze Deine Zeit

Wie oft sagst Du "nein", wenn Dich jemand um Deine Hilfe oder einen Gefallen bittet?

Meist fällt uns das sehr schwer.

Was wir uns dabei immer vor Augen halten sollten: Zu einer Sache "ja" zu sagen, heißt zu einer anderen Sache "nein" zu sagen.

Sagen wir also ständig und zu leichtfertig und exzessiv Unterstützung zu, können wir andere - vielleicht wichtigere - Dinge nicht erledigen.

Wir alle können profitieren, indem wir anderen helfen und auch die Hilfe anderer in Anspruch nehmen.

Dabei sollten wir aber nie leichtfertig unsere eigenen Ziele und Aufgaben aufgeben oder unterordnen.

Eine Lösung könnte sein: "Ich muss noch diese Aufgabe erledigen - danach kann ich Dich gerne bei Deiner Aufgabe unterstützen."

Alleine dass wir für unsere Zeit und Prioritäten einstehen und sie auch freundlich kommunizieren kann dazu führen, dass auch andere unsere Zeit als wertvoll erachten und gehen nicht leichtfertig damit um.

6. Verstehe "Parkinson's Law"

Setzte für deine Aufgaben eher knappe zeitliche Ziele. Sportlich, aber realistisch - mit einem kleinen Zeitpuffer.
Denn: Je mehr Zeit wir uns für eine Aufgabe geben, desto länger brauchen wir auch dafür.

"Arbeit dehnt sich genau in dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht."

7. Nutze die 2-Minuten-Regel

Dauert eine Aufgabe nicht länger als zwei Minuten, dann erledige sie sofort! Packe sie auf keine To-Do-Liste, schreib sie Dir nicht auf - erledige sie einfach.
Das hilft Dir Deine To-Do-Liste besser im Griff, den Kopf frei zu haben und gibt Dir zusätzlich noch das Gefühl, etwas erledigt zu haben.
Mehr dazu: 2-Minuten-Regel